Die an Ihren Fachkontakt sowie an Ihre Terravis-Administratoren versandte E-Mail ist eine Handlungsaufforderung. SIX Terravis ist verpflichtet, das Ausbleiben der verlangten Handlungen und Rückmeldungen mit dem Entzug der Zugriffsrechte des Teilnehmers auf das Auskunftsportal Terravis zu sanktionieren (vgl. nachstehend Ziff. 6)
1. Empfänger
Die E-Mail wurde an sämtliche Terravis-Teilnehmer mit gültigem Nutzungsvertrag Auskunftsportal geschickt. Adressaten sind die in den Stammdaten hinterlegten Kontaktpersonen sowie die in der Benutzerverwaltung geführten Terravis-Administratoren.
2. Grundlagen
Dem Zugriff Ihres Instituts auf das Auskunftsportal liegen folgende Regelungen zugrunde:
Gesetzlich |
Grundbuchverordnung GBV (Art. 26 sowie Art. 28) |
Vertraglich |
Nutzungsvertrag Auskunftsportal Terravis zwischen SIX Terravis AG und Ihrem Institut Allgemeine Geschäftsbedingungen SIX Terravis AG (AGB) |
3. Sicherstellung der Administration in Ihrem Institut
SIX Terravis erfasst für jeden Teilnehmer den ersten Administrator. Die Sicherstellung der Administratoren-Aufgaben (Bewirtschaftung von Benutzern und Stammdaten) ist Sache des Teilnehmers. Er muss dafür sorgen, dass jederzeit eine für seine Organisationsstruktur sinnvolle Anzahl Benutzer die Administratorenrechte inne haben und diese Administratoren die Benutzer und Stammdatenbewirtschaftung immer aktuell halten.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Teilnehmer über mindestens einen aktiven Benutzer mit Administratoren-Rechten verfügt.
- Wir empfehlen mit Hinblick auf Urlaubs-/Krankheitsabwesenheiten, mindestens zwei Administratoren zu berechtigen.
4. Bewirtschaftung der eigenen Benutzer
Das Erfassen und Bewirtschaften von Benutzern und deren Rechten ist gem. Ziff. 2 AGB Sache des Teilnehmers. Bestimmt sind Sie, resp. der/die von Ihnen betraute Administrator(en) bereits bestens mit der Terravis Benutzerverwaltung betraut. Sicherheitshalber fügen wir nachstehend trotzdem eine kurze Erklärung an, wie Sie resp. Ihr Administrator die Benutzerverwaltung aufrufen kann:
5. HANDLUNGSBEDARF: Überprüfung, Korrektur und Bestätigung der Zugriffsrechte
5.1. Überprüfung
Die Berechtigungen sämtlicher Benutzer, welche auf Ihrem Teilnehmer eröffnet sind und Status «aktiv» aufweisen, sind zu überprüfen. Beachten Sie, dass
- nur Benutzer erlaubt sind, welche dem Teilnehmer weisungsrechtlich unterstellt sind;
- nur Benutzer erlaubt sind, welche den Zugriff auf Daten der Kantone zur Ausübung ihrer Tätigkeit für den Teilnehmer benötigen;
- die Tätigkeit des Benutzers in Zusammenhang mit der Tätigkeit des Teilnehmers insb. hinsichtlich GBV Art. 28 stehen muss. Namentlich ist es nicht zulässig,
- Rechtsanwälten und deren Hilfspersonen Zugriff auf den Teilnehmer einer Urkundsperson zu gewähren;
- nicht für das Hypothekargeschäft tätigen Abteilungen von Banken, Versicherungen, Pensionskassen den Zugriff auf Daten mittels Teilnehmer der Nutzergruppe Kreditinstitut zur Verfügung zu stellen;
- Hilfspersonen, deren Aufgabe nicht im Hypothekar- oder Grundbuchgeschäft liegt, Zugriff auf Kantonsdaten zu gewähren (namentlich Buchhaltung, EDV-Abteilungen).
5.2. Korrektur
Zugriffe aktiver Benutzer, welche nicht mehr für Ihr Unternehmen tätig sind oder nicht mehr in einer Tätigkeit, welche den Zugriff auf Daten der Kantone rechtfertigt, sind umgehend zu deaktivieren.
Weiter sind Zugriffsrechte, welche den Umfang überschreiten, der gem. Grundlagen (vgl. Ziff. 2) erlaubt ist, zu korrigieren.
5.3. Bestätigung
Bitte füllen Sie dieses Online-Formular aus. Darin werden folgende Punkte bestätigt:
Der Teilnehmer bestätigt, dass
- nur berechtigten Benutzern der Zugriff auf Grundbuchdaten freigeschaltet ist;
- den berechtigten Benutzern höchstens die Zugriffsrechte erteilt wurden, welche sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen; und
- die Zugriffsrechte der Benutzer bei Personalwechsel umgehend angepasst werden.
Bestätigungen werden ausschliesslich über das Online-Formular entgegengenommen. E-Mailkorrespondenz können wir aus Revisionsgründen in keinem Fall berücksichtigen.
5.4. Erinnerung
Teilnehmer, für welche wir keine Bestätigung mittels Online-Formular erhalten haben, erhalten am 16. Dezember 2022 eine Erinnerung.
Die Erinnerung wird der zum Zeitpunkt des Versands in Terravis hinterlegten Kontaktperson sowie allen in Terravis aktiven Administratoren der säumigen Teilnehmer zugestellt. Stellen Sie daher sicher, dass diese Informationen aktuell sind.
5.5. Deadline
Die Handlungen gem. Ziff. 5.1-5.3 müssen vollständig ausgeführt sein bis spätestens 24. Dezember 2022.
6. Sanktionen im Auftrag der Kantone
Jedem Teilnehmer, welcher die Handlungen gem. Ziff. 5.1-5.3 nicht termingerecht ausführt, sind die Zugriffsrechte auf sämtliche Daten der Kantone per 27. Dezember 2022 zu entziehen. Die Zugriffsrechte werden für die betroffenen Teilnehmer erst nach Ausführung und Bestätigung der Berechtigungsprüfung wieder freigeschaltet.
Der Entzug der Zugriffsrechte auf die Daten führt dazu, dass der/die Administrator(en) des Teilnehmers diese Rechte jedem einzelnen Benutzer manuell neu zuteilen muss. Diese Zuteilung kann erst nach der Re-Aktivierung der Zugriffsrechte und somit nach den Handlungen gem. Ziff. 5.1-5.3 erfolgen.
- Der Teilnehmer hat keinen Anspruch auf Entschädigung für Schaden (weder mittelbaren noch unmittelbaren), welcher ihm aus dem Entzug dieser Zugriffsrechte entsteht.
- Weder SIX Terravis noch die Kantone können für Schäden, welche durch das Unterlassen der Handlungen gem. dieser E-Mail entstehen, haftbar gemacht werden.
7. HINWEIS: Stammdatenpflege
Eine weitere Aufgabe Ihres Administrators in Terravis ist die Pflege der Stammdaten. Wir bitten Sie, darauf zu achten, dass Sie die Kontaktperson wenn nötig aktualisieren. Weiter kann der Administrator selbständig in Terravis die zu verwendende Rechnungsadresse anpassen.
8. Periodzität
Die Aufforderung zur Überprüfung, Korrektur und Bestätigung der Zugriffsrechte der Benutzer Ihres Teilnehmers erfolgt auf Anordnung der Kantone vorläufig jährlich. Die Kantone behalten sich vor, diesen Zeitabstand bei Bedarf anzupassen.